Michael Hartmann - Steuerberater - Templin

 

 

Informationen

Bewirtungskosten

Überblick

Unternehmer, die aus geschäftlichen Gründen Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden tätigen, können für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2003 beginnen, nur 70 % (bis 2003: 80 %) der nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben absetzen (Anm. der Red: die Vorsteuer kann zu 100% gezogen werden)

Außerdem müssen die Bewirtungskosten auf einem gesonderten Konto innerhalb der Buchführung oder einer besonderen Spalte innerhalb der Ausgabenaufzeichnungen ausgewiesen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 und Abs. 7 EStG).

Für Arbeitnehmer gelten beim Werbungskostenabzug - mit Ausnahme der besonderen Aufzeichnungspflicht (§ 4 Abs. 7 EStG) - die gleichen Einschränkungen wie für Selbstständige beim Betriebsausgabenabzug (§ 9 Abs. 5 EStG).

Einkommensteuer

1. Bewirtung von Geschäftsfreunden

Geschäftsfreunde sind Personen, die nicht zum Betrieb des Steuerpflichtigen gehören und mit denen er in geschäftlicher oder beruflicher Beziehung steht oder eine solche Verbindung aufbauen will. Dies können sein: Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter, Pressevertreter, Vertreter des öffentlichen Lebens, Bewerber, Besucher, Fachkollegen außerhalb des Betriebs etc.. Dazu gehören auch deren Begleitpersonen, die aus geschäftlichen Gründen dabei sind, wie Sekretärin oder Prokurist, sowie der Ehegatte oder andere Familienangehörige des Geschäftsfreundes.

1.2 Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und andere zum alsbaldigen Verzehr bestimmte Genussmittel, vor allem Tabakwaren, die im Rahmen der Bewirtung zur Verfügung gestellt werden . Nebenkosten, z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren, gehören ebenfalls zu den Bewirtungskosten, weil sie zwangsläufig mit der Bewirtung anfallen .

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht , kann allerdings auch vorliegen, wenn die Bewirtung nicht im Vordergrund steht: Wird ein Geschäftsfreund z. B. in ein Theater eingeladen und anschließend bewirtet, handelt es sich beim Restaurantbesuch um eine Bewirtung, obwohl der Besuch der Theatervorstellung im Vordergrund stehen mag .

Zu den Bewirtungskosten zählen nicht nur die auf den Geschäftsfreund entfallenden Aufwendungen, sondern auch der Anteil, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Steuerpflichtigen und/oder dessen Arbeitnehmer entfällt [5]. In diesem Fall ist auch der eigene Verzehraufwand des Steuerpflichtigen und der seiner Arbeitnehmer nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gleiches gilt für den anteiligen Verzehraufwand des Ehegatten oder eines anderen Familienangehörigen, wenn dieser aus ausschließlich betrieblichen Gründen an der Bewirtung teilgenommen hat, z. B. als Dolmetscher oder Protokollant.

Der Wert der Bewirtung braucht aus Vereinfachungsgründen beim bewirteten Geschäftsfreund nicht als Betriebseinnahme und beim bewirteten Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn erfasst zu werden .

Aufwendungen für die Gewährung von Aufmerksamkeiten und Produktverkostungen sind Werbeaufwand und können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden .

1.3 Bewirtung auf einer Geschäftsreise

Befindet sich der Steuerpflichtige auf einer Geschäftsreise und bewirtet er dabei (z. B. auf Messen, Kongressen oder bei Kundenbesuchen) Geschäftsfreunde, kann er die Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen, auch soweit sie auf ihn selbst und seine an der Bewirtung teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen. Zusätzlich können der Unternehmer und seine Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen für Geschäfts- bzw. Dienstreisen ansetzen, wenn die zeitlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind - eine Kürzung der Verpflegungspauschalen wegen Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung kommt nicht in Betracht.

1.4 Bewirtung in der betriebseigenen Kantine

Bewirtungskosten liegen auch vor, wenn ein Steuerpflichtiger einen Geschäftsfreund in der betriebseigenen Kantine (Casino usw.) unentgeltlich bewirtet, und zwar unabhängig davon, ob das übliche Kantinenessen oder ein besonders zubereitetes Essen gereicht wird. In diesem Fall sind die Aufwendungen auf das Konto "Bewirtung von Geschäftsfreunden" umzubuchen und nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Aus Vereinfachungsgründen können die Aufwendungen nur aus den Sachkosten der verabreichten Speisen und Getränke sowie den Personalkosten ermittelt werden; es wird nicht beanstandet, wenn - im Wirtschaftsjahr einheitlich - je Bewirtung ein Betrag von 15 EUR (bis VZ 2001: 30 DM) angesetzt wird (nicht abzugsfähig somit: 20 % von 15 EUR = 3 EUR), sofern dieser Ansatz nicht zu einer offenbar unzutreffenden Besteuerung führt.

2. Die 70 % - Grenze

2.1 Allgemeines

Steuerlich als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen.

2.2 Angemessenheit

Der Anwendung der 70 % - Regelung muss die Feststellung der Angemessenheit der Aufwendungen vorausgegangen sein. Die Bewirtungskosten sind also ggf. aufzuteilen in einen unangemessenen Teil, der überhaupt nicht abzugsfähig ist, und einen angemessenen Teil, der nur zu 70 % abgesetzt werden darf. Sind z. B. Bewirtungskosten von 1.000 EUR angefallen und können davon nur 500 EUR als angemessen angesehen werden, sind 500 EUR als unangemessen in vollem Umfang nicht abziehbar, während von dem angemessenen Betrag 70 % = 350 EUR als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Eine allgemein verbindliche Obergrenze für die Bestimmung der Angemessenheit lässt sich nicht festlegen . Was angemessen ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Bei der Angemessenheitsprüfung ist vor allem der Größe des Unternehmens, der Höhe des Umsatzes und des Gewinns, dem Umfang und der Intensität der Geschäftsbeziehungen sowie der Bedeutung des Bewirtungsaufwands für den Geschäftserfolg Rechnung zu tragen. Auch eine kostspielige Bewirtung kann geschäftlich veranlasst und angemessen sein, z. B. wenn der Steuerpflichtige die geschäftlichen Verbindungen gegen starke Konkurrenz erhalten oder den Abschluss eines Großauftrags erreichen will. Bei der Angemessenheitsprüfung ist auf den einzelnen Bewirtungsfall abzustellen, auch wenn derselbe Geschäftsfreund in einem Jahr mehrfach bewirtet wird. 50 EUR bis 100 EUR pro Person und Bewirtungsfall werden normalerweise nicht beanstandet.

3. Bewirtung aus beruflichem oder geschäftlichem Anlass

3.1 Private Veranlassung

Privat veranlasste Bewirtungskosten können steuerlich nicht abgezogen werden. Ob eine Bewirtung von Geschäftsfreunden, Berufskollegen und Mitarbeitern privat veranlasst ist oder nicht, wird maßgeblich durch den Anlass der Bewirtung indiziert. Nimmt der Steuerpflichtige einen persönlichen Festtag zum Anlass der Geschäftsfreundesbewirtung, z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt oder Taufe eines Kindes, ist die Einladung der privaten Sphäre zuzurechnen. Der persönliche Grund tritt derart in den Vordergrund, dass die gesamten Aufwendungen vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind, und zwar auch, wenn sie zugleich der Förderung des Betriebs oder Berufs dienen. Das gilt selbst dann, wenn z. B. zur Geburtstagsfeier ausschließlich Geschäftsfreunde und Mitarbeiter des Unternehmens geladen sind.

Bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden in der eigenen Wohnung geht das Finanzamt regelmäßig davon aus, dass für die Bewirtung auch private Gründe mitspielen, und erkennt deshalb derartige Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an.

3.2 Geschäftliche Veranlassung

Die 70 % - Regelung gilt nur für Bewirtungsaufwendungen "aus geschäftlichem Anlass". Die Finanzverwaltung [19] unterscheidet deshalb zwischen betrieblich veranlassten Bewirtungsaufwendungen, denen ein geschäftlicher Anlass zugrunde liegt und solchen, denen kein geschäftlicher Anlass zugrunde liegt. Ein geschäftlicher Anlass besteht vor allem bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs, z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, soll geschäftlich veranlasst sein.

3.3 Betriebliche Veranlassung

Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens. Reine Arbeitnehmerbewirtungen, z. B. bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern usw., sind grundsätzlich in vollem Umfang abzugsfähig (Betriebsveranstaltung). Entsprechendes gilt, wenn bei Betriebsfesten Angehörige der Arbeitnehmer oder Personen bewirtet werden, die zur Gestaltung der Betriebsfeier beitragen. Allgemein betrieblich veranlasst und damit voll abzugsfähig sind auch Bewirtungskosten für freie Mitarbeiter, z. B. freie Handelsvertreter, die bei rein betriebsinternen Veranstaltungen geschult werden.

4. Nachweise

4.1 Schriftliche Angaben

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen muss der Steuerpflichtige schriftlich folgende Angaben machen:

Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG). Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen - neben der beizufügenden Rechnung - Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 3 EStG).

Die geforderten Angaben müssen schriftlich (handschriftlich, maschinenschriftlich, Eingabe in eine EDV-Anlage) gemacht werden. Die Verwendung eines amtlichen Vordrucks ist nicht (mehr) erforderlich, ein formloser Eigenbeleg genügt. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird aber in der Praxis häufig nach wie vor der frühere "amtliche Vordruck" auf der Rückseite der Gaststättenrechnung verwendet.

Die schriftlichen Angaben hat der Steuerpflichtige zu unterschreiben.

Ohne die schriftlichen Angaben kann der Bewirtungsaufwand nicht zum Abzug zugelassen werden. Jeglicher Betriebsausgabenabzug ist auch ausgeschlossen, wenn die Angaben lückenhaft sind; dies gilt auch, wenn der Steuerpflichtige die Höhe und betriebliche Veranlassung der Aufwendungen in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht.

4.2 Ort und Tag der Bewirtung

Ort und Tag der Bewirtung müssen auf einem Eigenbeleg eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. "Ort" der Bewirtung kann nach dem allgemeinen Sprachgebrauch verstanden werden als geographische Ortsbezeichnung, z. B. München. Im Hinblick auf den Zweck der besonderen Angaben ist dies aber nicht immer ausreichend. Die Lokalität muss identifizierbar sein. Unter "Ort" wird man daher auch eine nähere Bezeichnung, z. B. eigene Geschäftsräume, Firmenkantine, Privatwohnung, ggf. unter Angabe der Adresse, zu verstehen haben.

4.3 Teilnehmer der Bewirtung

Die Teilnehmer der Bewirtung müssen namentlich bezeichnet werden. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, eine Identifizierung muss jedoch möglich sein, sodass ggf. auch Vorname und Adresse bzw. Firma nachgefordert werden können. Zu den Teilnehmern der Bewirtung zählen alle am Bewirtungsvorgang teilnehmenden Personen. Deshalb müssen auch der teilnehmende Steuerpflichtige und seine teilnehmenden Arbeitnehmer namentlich benannt werden.

Auf die Angaben der Namen kann verzichtet werden, wenn ihre Feststellung dem Steuerpflichtigen nicht zugemutet werden kann, z. B. bei Bewirtung anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl. In diesen Fällen genügen die Angabe der Zahl der Teilnehmer der Bewirtung sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung.

4.4 Anlass der Bewirtung

Für das Finanzamt muss überprüfbar sein, ob die Aufwendungen Betriebsausgaben sind. Deshalb muss der konkrete Anlass angegeben werden. Allgemeine Angaben, z. B. "Geschäftsfreundebewirtung", "Kundenbewirtung", "Arbeitsessen", "Kundenpflege", "Kontaktpflege", "Informationsgespräch", lassen den Zusammenhang mit einer Geschäftsbeziehung nicht erkennen und reichen für die gebotene Nachprüfung nicht aus.

Auch ein Journalist kann die geforderten Angaben nicht unter Berufung auf das Pressegeheimnis verweigern, seine Bewirtungskosten können also steuerlich nicht anerkannt werden, wenn als Bewirtungsanlass nur "Arbeits-", "Hintergrund-" oder "Info-Gespräch" angegeben wird.

4.5 Rechnung der Gaststätte

4.5.1 Allgemeines

Schriftlicher Angaben über die Höhe der Bewirtungsaufwendungen bedarf es nur, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Ansonsten genügt es, wenn den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Rechnung der Gaststätte beigefügt wird (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 3 EStG). Die Höhe der Aufwendungen ergibt sich aus der Gaststättenrechnung. Bei Beifügung der Rechnung sind also die gesonderten Angaben über Ort und Tag der Bewirtung nicht erforderlich.

4.5.2 Name und Anschrift der Gaststätte - Tag der Bewirtung

Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben [33]. Die Rechnung muss auch den Namen des bewirteten Steuerpflichtigen enthalten, wenn der Gesamtbetrag 100 EUR übersteigt [34]- nur bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 100 EUR (§ 33 UStG) kann auf diese Angabe verzichtet werden. Außerdem muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG genügen (s. Rechnungen/Gutschriften).

4.5.3 Detaillierte Spezifikation des Verzehrs

Die in Anspruch genommenen Leistungen müssen nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung detailliert bezeichnet werden. Die für den Vorsteuerabzug ausreichende Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme genügen dem Finanzamt für den Betriebsausgabenabzug nicht. Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit ihren Einzelpreisen aufgelistet werden. Das Finanzamt erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert sind. Die Angabe der Steuernummer des leistenden Unternehmers nach § 14 Abs. 1a UStG ist nicht erforderlich.

Abkürzungen wie "Menü 1", "Tagesgericht 2", "Frühstück" oder "Lunch-Buffet" sind zulässig [40]. Die Sorte des Weins braucht nicht angegeben zu werden. Trinkgelder werden durch die maschinell erstellte und registrierte Rechnung nicht ausgewiesen. Sie können vom Steuerpflichtigen dadurch nachgewiesen werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittiert wird.

Einer detaillierten Spezifikation des Verzehrs und einer Rechnung, die maschinell erstellt und registriert ist, bedarf es auch, wenn die Bewirtung im Ausland stattfindet. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie den genannten Anforderungen nicht entspricht, z. B. nur handschriftlich erstellt ist.

4.5.4 Beifügung der Rechnung

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, ist den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Gaststättenrechnung "beizufügen". Dieses Erfordernis kann dadurch erfüllt werden, dass der früher vorgeschriebene Vordruck auf der Rückseite der Rechnung für die schriftlichen Angaben verwendet wird, die Angaben also auf der Rechnung gemacht werden [43]. Erfolgen sie getrennt von der Rechnung, müssen das Schriftstück über die Angaben und die Rechnung zusammengefügt werden [44]. Es genügt, wenn Rechnung und Angaben zwar getrennt voneinander aufbewahrt werden, aber aufgrund von Gegenseitigkeitshinweisen jederzeit zusammengefügt werden können.

4.6 Zeitnahe Belegerstellung

Der Steuerpflichtige muss schriftliche Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung machen. Fehlende schriftliche Angaben haben zur Folge, dass der gesamte Bewirtungsaufwand nicht abzugsfähig ist.

Einen Zeitpunkt, bis zu dem die schriftlichen Angaben gemacht sein müssen, bestimmt das Gesetz nicht. Es stellt sich daher die Frage, ob die schriftlichen Angaben, z. B. bei einer Außenprüfung, erstellt und nachgereicht werden können. Dies ist zu verneinen: Laut BFH muss der zum Nachweis erforderliche schriftliche Beleg zeitnah (kurze Zeit nach der Bewirtung) erstellt werden. Keinesfalls genügt es, wenn der Eigenbeleg, z. B. erst nach Ablauf des Geschäftsjahres, erstellt wird. Dieser Mangel bedeutet ein Abzugsverbot für die Bewirtungsaufwendungen.

Der Eigenbeleg mit den schriftlichen Angaben gehört zu den "sonstigen Unterlagen" (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO) mit der Folge, dass ihn der Steuerpflichtige 6 Jahre aufzubewahren hat.

5. Besondere Aufzeichnung

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Die Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass die nicht gesondert aufgezeichneten Bewirtungskosten überhaupt nicht abzugsfähig sind. Das gilt auch in sog. Bagatellfällen, d. h. bei zahlenmäßig geringen Bewirtungsvorgängen [48]. Der Betriebsausgabenabzug ist auch ausgeschlossen, wenn das Finanzamt an sich keinen Anlass hat, den Anfall der Aufwendungen, ihre Höhe und Angemessenheit und ihre geschäftliche Veranlassung zu bezweifeln.

Die besondere Aufzeichnung muss "zeitnah" zwischen dem Anfall des Bewirtungsaufwands und dem Zeitpunkt der buchmäßigen Erfassung erfolgen [53]. Eine genaue zeitliche Grenze, innerhalb der die Aufzeichnungen erfolgt sein müssen, hat der BFH bisher nicht festgelegt. Er hat jedoch darauf hingewiesen, dass nach allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung so genannte Grundaufzeichnungen innerhalb einer Frist von 10 Tagen erstellt werden müssen; ausnahmsweise allenfalls einen Monat aufgeschoben werden dürfen].